Het Purchase to Pay traject begint met een inkoopverzoek van een medewerker. Hierin wordt de behoefte duidelijk gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een besteladvieslijst. Door eenvoudig de periode aan te geven wordt er een overzicht gemaakt wat er besteld moet worden. Het besteladvies houdt rekening met:

·         Huidige voorraad

·         Minimale gewenste voorraad

·         Openstaande verkooporders

·         Nog niet ontvangen Inkooporders in de betreffende periode

·         Optioneel met verkoopoffertes die in de pijplijn zitten

·         Leverperiode

·         Productie periode

·         Maximale gewenste voorraad

Vanuit het besteladvies kan direct een inkoopofferte of een inkooporder worden aangemaakt. Wanneer een werknemer een bestelling wil plaatsen kan deze eerst worden goedgekeurd door een manager. Purchase to Pay van SalesManager Online kan daarbij rekening houden met het maximum bedrag waarvoor de medewerker mag bestellen. De manager van deze werknemer krijgt een notificatie binnen het systeem of een e-mail link met de aanvraag.